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文書管理ソフトで大切なドキュメントを保護【閲覧制限も可能】

パソコン

閲覧履歴機能で誰が読んだか一目瞭然

会社の業務では、数多くの文書を毎日扱います。それらの管理をサポートしてくれるのが文書管理ソフトです。従来は紙に書かれていた文書を電子化することで、パソコンなどのシステム上で使いやすくしてくれます。業務の効率化につながる機能も多く搭載されており、ビジネスでは欠かせないソフトの一つといえるでしょう。特に便利な機能が、膨大な資料の中から目的のものを簡単に探し出せる全文検索機能です。キーワードを入力するだけでそれを含む文書がピックアップされ、作成日や改定日などで絞り込み目的のファイルが見つかります。閲覧履歴機能も便利です。これは社内の誰が文書を読んだのか記録してくれる機能のことで、お知らせなどを回覧するときの所要時間を大幅に短縮してくれます。従来であれば複数の人間によるハンコが必要だった文書でも、この機能を使えば時間のある時に履歴を残すことでスピーディーに処理を進めることができます。

ネットワーク

読み取り専用にもできるから安全

企業内で扱う文書は重要なものが多く、勝手に書き換えられないよう上書き保存を禁止したいケースも出てくるかもしれません。そんな時にも文書管理ソフトは助けになってくれます。書き換えられたくない文書については、読み取り専用のチェックを入れるだけで文書を守ることができるからです。共有ファイルの中でも誰もが再利用するテンプレートなどは、一度作成したらその状態を保たなくてはいけません。文書管理ソフトに入れておけば、共有と上書き保存禁止の両方の目的を果たすことができます。さらにセキュリティ上の観点から言えば、社外への流出を防ぐ機能も備えています。いくら読み取り専用にしても、誰かが社外に持ち出してしまった場合には情報が漏れてしまいます。文書管理ソフトでは社外のネットワークや他の端末へのコピーを禁じることができ、ユーザーの権限によっても読み書きをコントロールできます。これらの充実した機能が、重要な文書を守ってくれるという仕組みです。